Participer à un groupe virtuel en tant que patient

• A lieu chacun chez soi;
• Permet aux participants de se voir et de s’entendre;
• Se fait avec un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent;
• Utilise une application de rencontre vidéo.

Quels sont les avantages du groupe virtuel?

Comme vous n’avez pas à vous déplacer, vous sauvez du temps, de l’énergie et de l’argent. De plus, participer à un groupe virtuel est :

• gratuit;
• simple;
• sécuritaire.

À qui s’adresse le groupe virtuel?

Vous pouvez participer à un groupe virtuel si vous y avez été invité. Voici quelques exemples de groupes virtuels proposés par des professionnels de la santé :

• séance d’information avant ou après une chirurgie;
• groupe d’exercices guidés;
• groupe thérapeutique en santé mentale;
• séance d’apprentissage pour s’administrer des soins;
• présentation sur un sujet qui vous concerne.

Le groupe virtuel n’est probablement pas pour vous si :

• Vous n’avez pas d’ordinateur, de tablette ou de téléphone intelligent;
• Vous n’avez pas d’adresse courriel ou d’accès à Internet;
• Vous n’êtes pas à l’aise avec les technologies utilisées.

Puis-je être accompagné d’un proche lors d’un groupe virtuel?

Votre professionnel de la santé vous dira si le groupe est ouvert aux proches. Dans certains cas, seuls les patients invités peuvent participer.

• d’être informé des services disponibles, comme la télésanté;
• de participer aux décisions qui vous concernent, comme de choisir une activité de groupe en personne ou à distance;
• de changer d’idée si vous préférez ne plus participer au groupe virtuel.

Vous n’êtes donc pas obligé d’accepter le groupe virtuel. N’hésitez pas à poser des questions et à en discuter avec votre professionnel de la santé!

Je donne mon accord à quoi?

J’accepte de participer à un appel vidéo avec plusieurs participants avec l’application Microsoft Teams ou Zoom. Je suis conscient que les autres participants entendront et verront des informations qui me concernent. Je m’engage moi-même à respecter la confidentialité des échanges. De plus, bien que l’application utilisée soit approuvée et jugée sécuritaire par Santé Québec, je comprends qu’il existe un risque très faible de fuite d’information.

Il n’y aura aucun enregistrement de la rencontre. Aucun participant n’a le droit d’enregistrer des images ou du son pendant la rencontre.

Le lien de connexion est essentiel pour participer à un groupe virtuel. Ce lien vous a été envoyé par courriel ou vous l’avez obtenu par un autre moyen. En plus du lien de connexion, vous devriez normalement obtenir :

• le nom ou le sujet du groupe;
• la date et l’heure de la séance;
• le nom du professionnel de la santé responsable de la rencontre;
• la façon de prévenir d’une absence;
• la façon de vous identifier lors de la connexion (pas toujours spécifié).

S’il vous manque le lien ou l’une de ces informations, contactez votre professionnel ou votre clinique.

Avis concernant les rencontres avec Zoom
Certains professionnels proposent l’application Zoom pour les groupes virtuels. Si c’est votre cas, nous vous invitons à consulter le guide d’accompagnement à la page Prise en main de Zoom. Les étapes qui suivent mettent l’accent sur Teams car c’est l’application la plus souvent utilisée.

Télécharger l’application Microsoft Teams?

Si vous utilisez un ordinateur : Il n’est pas nécessaire de télécharger l’application.

Si vous utilisez un appareil mobile (tablette ou téléphone intelligent) : Vous devez télécharger Teams. L’application est gratuite et disponible dans la boutique de votre appareil mobile : App Store pour les appareils Apple ou Google Play pour les appareils Android.

Pour vérifier si votre ordinateur ou appareil mobile est prêt pour le groupe virtuel, cliquez sur ce bouton :

Si les tests donnent un résultat d’échec, vous pouvez contacter un technicien pour régler le problème.

Organiser son espace

Choisissez l’endroit où vous ferez votre rencontre de groupe. Votre domicile est souvent le meilleur choix.

Calme : Choisissez un endroit privé et confortable où personne ne peut vous voir ou vous entendre.

Lumière : Ajustez l’éclairage pour être bien visible pour les autres participants. Ne vous placez pas dos à une fenêtre. Au besoin, fermez les rideaux et allumez les lumières de la pièce.

Bruit : Votre microphone capture également une partie des bruits autour de vous. Installez-vous donc dans un endroit silencieux. Évitez la télévision allumée ou les gens qui parlent près de vous.

Préparer son appareil (ordinateur, tablette ou téléphone)

Avant la rencontre, assurez-vous que votre appareil est branché à une prise électrique ou que sa batterie est suffisamment chargée pour toute la durée de la rencontre.

Avoir tout en main

Assurez-vous d’avoir en main les mêmes documents et informations que pour une activité de groupe en personne :

• Votre moyen pour vous identifier (souvent précisé dans l’invitation);
• Votre téléphone (votre professionnel pourra vous joindre en cas de problème);
• Les documents utiles à l’activité de groupe (au besoin).

Connectez-vous quelques minutes avant l’heure convenue en cliquant sur le lien fourni dans l’invitation.

• Pour un lien Zoom, consultez la page Prise en main de Zoom.
• Pour un lien Teams, voyez les instructions qui suivent.

Cliquez sur « Continuer sur ce navigateur ».

Cliquez sur « Autoriser » pour autoriser l’utilisation de votre micro et votre caméra.

La fenêtre suivante vous permet d’activer le son et l’image et de vous identifier.

1. La caméra et le micro doivent être activés;
2. Identifiez-vous selon les consignes fournies (nom complet, pseudonyme, nom de l’enfant ou autre) dans la case « Tapez votre nom »;
3. Cliquez sur le bouton « Rejoindre maintenant » lorsque vous êtes prêt à débuter la rencontre.

Patienter avant la rencontre

Vous devez parfois attendre quelques minutes avant que le groupe débute. Lorsque votre professionnel sera prêt, il vous fera entrer dans la rencontre.

Si la rencontre ne débute pas dans un délai de 30 minutes, vous serez automatiquement déconnecté de Teams. Si cela arrive, connectez-vous à nouveau avec le lien fourni.

Connectez-vous quelques minutes avant l’heure convenue en cliquant sur le lien fourni dans l’invitation.

• Pour un lien Zoom, consultez la page Prise en main de Zoom.
• Pour un lien Teams, voyez les instructions qui suivent.

Choisissez « Joindre sans se connecter » pour vous joindre à la rencontre à titre d’invité.

Ici, sélectionnez « Lorsque vous utilisez l’application ».

Ici, sélectionnez « Autoriser ».

La fenêtre suivante vous permet d’activer le son et l’image et de vous identifier.

1. La caméra et le micro doivent être activés;
2. Identifiez-vous selon les consignes fournies (nom complet, pseudonyme, nom de l’enfants ou autre) dans la case « Tapez votre nom »;
3. Appuyez « Se joindre maintenant » lorsque vous êtes prêt à débuter la rencontre.

Patienter avant la rencontre

Vous devez parfois attendre quelques minutes avant que le groupe débute. Lorsque votre professionnel sera prêt, il vous fera entrer dans la rencontre.

Si la rencontre ne débute pas dans un délai de 30 minutes, vous serez automatiquement déconnecté de Teams. Si cela arrive, connectez-vous à nouveau avec le lien fourni.

En débutant la rencontre, votre professionnel voudra s’assurer que vous êtes la bonne personne. C’est une mesure de sécurité habituelle. Si quelqu’un d’autre est avec vous, dites-le au professionnel et présentez cette personne.

Votre professionnel pourrait vous donner des consignes pour aider à protéger la confidentialité des participants. Par exemple brouiller l’arrière-plan ou porter un casque d’écoute.

Pendant la rencontre, restez visible à la caméra. Le professionnel vous dira si vous devez garder votre micro ouvert ou fermé.

Microsoft Teams

Voici une présentation des boutons utiles lors d’une rencontre de groupe avec Teams. Les boutons sont différents dans l’application Zoom.

Légende (ceux en gras sont les plus importants) :

1. Clavardage : outil de messagerie
2. Participants : nombre et noms des participants
3. Lever la main : signifier que l’on veut parler
4. Réagir : envoyer un emoji de réaction
5. Affichage : modifier l’affichage à l’écran
6. Autres : paramètres et autres options
7. Caméra : activer / désactiver sa caméra
8. Microphone : activer /désactiver son micro
9. Partager : partager son écran
10. Quitter : quitter la rencontre

En cas de problème technique

Il arrive que la connexion coupe pendant une rencontre. Si cela arrive, connectez-vous à nouveau à partir du lien fourni dans l’invitation. Si ça ne fonctionne pas, il est possible que votre professionnel tente de vous joindre par téléphone.

Parfois, des problèmes techniques peuvent nuire à la rencontre, par exemple :

• des difficultés à bien entendre;
• une incapacité à activer le micro ou la caméra;
• l’image qui fige.

Si cela vous arrive, parlez-en avec votre professionnel pour trouver une solution.

Terminer la rencontre

Quand l’activité de groupe est terminée, cliquez sur le bouton rouge « Quitter » et fermez l’application Teams.